AGILES ARBEITEN

WIE MIGRIERT MAN SCRUM LANGSAM IN DEN BÜROALLTAG?

Zeigt, was man alles mit SCRUM angehen kann.
SCRUM

SCRUM als neues Projektmanagement beruht auf der Selbstorganisation der Beteiligten, einer überschaubaren zeitlichen Fokussierung und Eigenverantwortung mit Hilfestellung.

Allerdings ist nicht jedes Team in der Lage diese Art der Projektorganisation schnell sofort und vollständig umzusetzen. Wie bei allem, was neu ist, hilft oft die Umgehung der aus dem Design bekannten MAYA-Schwelle – Most Advanced Yet Acceptable. Das bedeutet, dass die Teammitglieder nicht unbedingt vorteilhaft darauf reagieren, dass alles Bekannte plötzlich über Bord gekippt wird. Als Faustregel fährt man gut, wenn 40 % Neues mit 60 % Vertrautem einhergeht. Das ist bei neuem Design genauso vorteilhaft, wie bei der Änderung von Prozessen, wie dem Projektmanagement.

Daher haben wir festgestellt, dass eine softe Einführung von SCRUM zu einer besseren Akzeptanz führt. Hierzu wollen wir drei einfache Tools aufzeigen, die eine Migration des Projektmanagements in SCRUM unterstützen.

DAS DAILY

Jeden Tag, oder jeden zweiten Tag trifft man sich morgens zu Beginn der Kernzeit, wenn alle Mitarbeiter verfügbar sind, zu einem kurzen Meeting von 15 Minuten. Hier werden alle Projekte nur insofern besprochen, dass jeder Teilnehmer eine Info gibt, wo seine Aufgabe, bzw. sein Teilprojekt steht. Dabei empfehlen wir ein Ampelsystem. GRÜN heißt alles im Plan und keine offenen Punkte, GELB es bestehen Herausforderungen und ROT es gibt Probleme. Ist die Ampel GRÜN, wird zum nächsten Projekt übergegangen. Bei GELB wird die Herausforderung in die Gruppe gegeben und der Verantwortliche mit einem anderen aus dem Team in Verbindung gebracht alternativ wird ein zeitnaher Termin am gleichen Tag mit dem Projektleiter vereinbart, um Lösungen zu finden. Bei ROT wird das Problem benannt und direkt nach dem Meeting eine Session zur Lösung durchgeführt. So bleibt das Projekt effizient.

MEHR GRUPPENDYNAMIK

Das Daily muss nicht zwingend immer von Projektleiter oder Vorgesetzten moderiert werden. Vielmehr macht es Sinn diesen als PRODUCTOWNER zu definieren. Er ist damit der, dem eine erbrachte Leistung gefallen muss, er nimmt die Position eines potenziellen Kunden ein. Das hat den Vorteil, dass eine Gruppendynamik erhalten bleibt und bei Nichtgefallen der Lösung einer Aufgabe, die ganze Gruppe angesprochen ist eine optimierte Lösung zu entwickeln.

EIN AUFGABENPOOL

Natürlich kann man ein Kanban Board mit PostIts erstellen. In Zeiten von Corona ist dies besser für alle über digitale Kanban Boards zu realisieren. Wir verwenden hier MeisterTask. Dies lässt sich einfach überschauen und kann in der Basisversion kostenfrei genutzt werden. Da nur 3 Projekte parallel möglich sind, kann man sich so behelfen, dass es eine Gesamtaufgabenliste gibt, bei der die einzelnen Teilprojekte über ein Tagging zugeordnet werden. Hier können alle aktuellen Aufgaben mit Checkliste einer Person und Beobachtern (Helfern) zugeordnet werden.

Mit diesen Hilfsmitteln ist ein softer Start in das agile Projektmanagement einfach möglich. In einem weiteren Blog werden wir noch weitere Tool vorstellen, die sich in der Entwicklung zum agilen Projektmanagement á la SCRUM einfach umsetzen lassen. Bis dahin probieren sie die obigen Tools doch einfach einmal aus. Weiteres macht dann ohnehin erst Sinn, wenn sich diese Änderungen ausreichend eingeschliffen haben und vom Großteil des Teams als nützlicher Fortschritt verinnerlicht sind.

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