NUR GESCHWINDIGKEIT HAT EINFLUSS AUF ZEIT

Bildliche Darstellung von Geschwindigkeit.

Klassischer Projekt Alltag ist, dass man im Zeitplan zurückfällt. Sobald dies der Fall ist, muss im Projekt geschaut werden, wie man die Arbeit beschleunigen kann und somit wieder zurück in den Zeitplan kommt. Steht wie nie Kapital unbegrenzt zur Verfügung, kann man das Problem ganz einfach mit Geld und mehr Ressourcen lösen. Wo die Ressource Geld knapp ist, müssen andere Wege gefunden werden, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Was in solch einem Fall hilft und auch über das Projekt hinaus ist es besonders auf lösungsorientierte Arbeit zu achten. Dafür stehen tut das Mantra „Ja, und …“ anstelle von „Ja, aber…“. Wer „Analyse und Kritik“ durch „Analyse und konstruktive Kritik“ ersetzt, der tauscht Problemfelder gegen Problemlöser aus.

Alternativ kann es wichtig sein, den Projektleiter als knappste Ressource im Projekt zu entlasten. Wenn dies nötig ist, ist es oft so, dass der Projektleiter sich mit unwichtigen Aufgaben und Meetings herumschlägt. Dadurch kann der Projektleiter seinen Fokus nicht optimal setzen. In einem solchen Fall kann man wichtige Projektbeteiligte zu Co Projektleitern ernennen, die Bei unwichtigen Aufgaben, Veranstaltungen und Meetings den Projektleiter von zeitfressenden Repräsentanzaufgaben entbinden. 

Die Aufgabe eines Projektleiters ist es außerdem auch die Arbeit optimal zu verteilen. Ist man langsamer als gedacht, kann es sein, dass hier die Zuteilung nicht stimmt. Methoden wie Scrum Poker können dieses Problem lösen. Aber auch andere agile Methoden können helfen, das Projekt zu beschleunigen. Das Besondere an solchen Methoden ist der kurze Fokus auf die Aufgaben mit einem Horizont von 2-4 Wochen. So bekommt der Projektleitung direkten Zugriff auf die Aufgaben Erledigung und kann über einen besseren Überblick auf die zentralen Aufgaben fokussieren. 

Andererseits können es auch die Organisationsstrukturen sein, die unsere Arbeit verlangsamen. Dies gilt in beide Richtungen, einerseits kann das Projekt so groß sein, dass es sinnvoll ist, mehr Teilprojektleiter als zusätzliche Hierarchie Ebene zu installieren, um dadurch bessere Kontrolle und Übersicht im Projekt zu erlangen. Andererseits können die bestehenden Strukturen und damit verbundene Bürokratie für das Projekt hinderlich sein. Deswegen ist es wichtig, im Projekt bestehende Strukturen zu hinterfragen und für die Bedürfnisse anzupassen. Die Mentalität, dass die Prozesse als gegeben betrachtet werden, muss aufgebrochen werden und die Frage nach den für das Projekt notwendigen Strukturen sollte die Oberhand gewinnen.

Weitere Möglichkeiten, die Geschwindigkeit des Projektes zu erhöhen, findet man im Umgang mit Ressourcen. Hierbei lohnt es sich, ein Netzwerk aus Freelancern aufzubauen, die man einsetzen kann, wenn man Ausfälle beispielsweise durch Krankheit oder Ähnliches im Projekt hat. So verhindert man größere Zeitverluste. Zudem kann es sich lohnen, diese Kontakte zu besitzen, wenn die Ressourcen nicht für die zu erledigende Arbeit ausreichen. Diese überschüssige Arbeit kann dann an Freelancer oder Externe ausgelagert werden. Der Einsatz von Freelancern kann auch dann Sinn machen, wenn sich Aufgaben aufgrund betrieblicher Vereinbarungen oder anderer Prozesse nicht wie gewünscht umsetzen lassen. Freelancer, die nach Stunden bezahlt werden, pochen nicht darauf, dass um 16:30 Uhr Feierabend ist.

Neben dem Genannten gibt es auch noch weitere Möglichkeiten, ihr Projekt zu beschleunigen. Bei einer solchen Masse an Möglichkeiten ist es jedoch schwierig, die richtige Methode zu wählen. Deswegen ist es umso wichtiger, dass man in der Lage ist, den Bremsklotz des Projektes zu identifizieren und dementsprechend die am besten geeigneten Lösungen im Werkzeugkoffer schon parat zu haben.

Grundsätzlich gibt es beim Thema Verzögerungen aber immer nur zwei Handlungsmöglichkeiten, Akzeptanz oder Beschleunigung.

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