Ein erfolgreiches Projekt ist ein Drahtseilakt, bei dem das magische Dreieck aus einer bestimmten Leistung zu kalkulierten Kosten in einem definierten Zeitraum immer im Auge behalten werden muss. Diese drei Dinge gilt es in der Balance zu halten. Doch grade bei Ersterem kommt es oftmals zu Problemen.
Oft ist der persönliche Hintergrund entscheidend für Missverständnisse. Fragt man einen Entscheider mit technischem Hintergrund nach dem Aufwand für einen betriebsbereiten Serverraum, dann wird man auf vielfältige technische Investitionen stoßen. Der gleiche Entscheider wird für Marketing und Kommunikation Aussagen treffen wie Marketing, da filmen wir einfach mal mit dem Handy durch die Räume und laden das ins Netz hoch. Ein Marketing lastiger Entscheider kommt dagegen zu ganz anderen Einordnungen, „Wir machen eine umfangreiche Kampagne über verschiedenste Werbekanäle und für den Serverraum stellen wir einfach den Kram in den Kartons bereit, wer das dann braucht, wird sich mit dem Anschluss der Technik selbst beschäftigen müssen.
Eine andere Änderungsperspektive sind Zusatzwünsche des Kunden, die von woher auch immer hinzukommen oder bestehende Wünsche des Kunden, die sich aus kaum nachvollziehbaren Gründen ändern. Egal welche Gründe für spätere Änderungen, diese wirken zunächst klein und man ist gerne bereit, Sie für die Zufriedenheit des Kunden umzusetzen, jedoch muss man jede Änderung als kleinen Eisberg betrachten. Über 80 % des zusätzlichen Aufwands im Gesamtprojekt ist unter der Wasserlinie verborgen, und das wahre Potenzial an zusätzlicher Arbeit kommt nur langsam im Projektverlauf an die Oberfläche. Bei einem einmaligen Gefallen oder Goodie für den Kunden bleibt es entweder nicht oder aus dem am Anfang kleinem Gefallen entstehen unvorhergesehene Konsequenzen, welche die viele zusätzliche Arbeit hervorrufen. Dies wird jedoch erst zum Problem, wenn die Leistung so der Leistungsumfang steigt, ohne dass dies über die Akzeptanz der Kostensteigerung aufgefangen wird.
Das Schwierige ist, die strategische Perspektive zu entwickeln, um dies zu heilen, da solche kleinen Zusatzaufträge erst in der Summe ins Gewicht fallen und dementsprechend auch dann erst zu erkennen sind. Tür und Tor werden dafür meist geöffnet durch den eigenen Vorstand, der vergessen hat, seine Vision von Anfang an im Projekt zu verankern und dementsprechend nachjustieren mag. Aber auch Mitarbeiter, die den Kunden einfach nur glücklich machen wollen, sind Teil des Problems, da Sie dies von ihren eigentlichen Aufgaben abhält und das Projekt in Verzug bringt. Zentral bleibt bei allen Änderungen, dass schon frühzeitig für die Beziehung zwischen Leistung, Kosten und Zeit ein gemeinsames Verständnis mit dem Kunden entwickelt wird.
Besonders schwierig wird die, wenn spätere gewünschte Änderungen das Projekt durchaus verbessern können. Hier gibt es keine pauschale Lösung, doch trennt sich hier an der Position des Projektmanagers die Spreu vom Weizen. Dieser muss managen, welche Änderung von Relevanz sind und welche nicht. Das alles muss mit Hinsicht auf die Balance entschieden werden und darf am Ende nicht zulasten der Profitabilität oder der Deadline geschehen das magische Dreieck aus Leistung, Kosten und Zeit muss immer im Einklang bleiben.
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